Foire aux questions

INSCRIPTION/RESERVATION

  1. Que comprend le prix du séjour ?

    Retrouvez le détail des prestations incluses dans le prix de séjour ici : Prix séjours

  2. Comment m’inscrire ?

    Pour vous inscrire, rien de plus simple, il vous suffit de compléter la fiche individuelle d’inscription située en fin de catalogue, de nous contacter par mail, par téléphone ou encore de procéder à l’inscription en ligne : Inscription en ligne

  3. A quel moment m’inscrire ?

    Pour les séjours ETE, les inscriptions débutent au mois de Janvier, pour la saison HIVER, vous pouvez vous inscrire dès fin Aout.

  4. Combien de temps est maintenue mon inscription ?

    Votre inscription est maintenue 7 jours. Au-delà de ce délai, elle est considérée comme ferme et définitive (toute annulation entrainera des frais à partir du 8ème jour). Le dossier de réservation et l’acompte doivent nous parvenir dans un délai de 15 jours après l’inscription. Cf. conditions particulières de vente et chapitre « inscription » dans le catalogue

  5. Que dois-je payer pour valider l’inscription ?

    Afin de valider l’inscription, les arrhes doivent être versée dans un délai de 15 jours à compter de la date de réservation du séjour. Les arrhes représentent 30% du montant du séjour, une facture d’arrhes vous est transmise lors de votre inscription.

  6. Puis-je prétendre à des aides financières ?

    Retrouvez toutes les informations concernant les aides financière sur notre page dédiée : Aides financière

  7. Quand dois-je solder ma réservation ?

    Vous retrouverez les renseignements nécessaires sur cette page : Règlement de séjour

  8. Comment remplir le dossier du vacancier ?

    Le dossier du vacancier est à remplir en ligne ou version papier. Celui-ci doit être le plus complet possible afin de permettre aux encadrants d’accompagner le vacancier de manière optimale tout au long du séjour. Vos coordonnées sont indispensables pour que le service réservation puisse revenir vers vous en cas de nécessité.

  9. Ou me procurer le dossier du vacancier ?

    Plusieurs possibilités, vous pouvez remplir la version en ligne directement sur l’espace établissement : Réservation vacancia, ou télécharger le PDF, ou encore détacher celui qui se trouve en fin de catalogue

  10. Quand dois-je envoyer le dossier ? avec quels documents ?

    Afin de valider l’inscription, le dossier doit être transmis par mail, par courrier ou complété sur internet dans un délai de 15 jours à compter de la date de réservation du séjour. La liste des documents complémentaires se trouve sur le dossier.

  11. Mon autonomie est-elle compatible au séjour ?

    Vous pouvez évaluer votre autonomie via le formulaire suivant : évaluer votre autonomie, vous pouvez également contacter le service réservation qui vous accompagnera dans la sélection du séjour le plus adapté à vos attentes et à votre autonomie.

  12. Que couvrent les garanties (Annulation et interruption) ?

    Important : Les garanties annulation et interruption doivent être prisent au moment de l’inscription La Garantie annulation (3,8 % du prix du séjour), permet d’être remboursé (déduction faite des franchises) des sommes versées lorsque l’annulation est dûment justifiée (les causes d’annulation couvertes par notre garantie sont dispensées dans nos conditions particulières de vente). La garantie interruption (1,7 % du prix du séjour), permet le remboursement au prorata temporis (à compter du lendemain de la date de rapatriement) de la partie du séjour non effectué si le voyage est interrompu pour les motifs dispensés dans nos conditions de vente (cf. catalogue), maximum du remboursement : 1500 €.

  13. Argent personnel : Combien ? A qui le confier ?

    Toutes les informations relatives à l’argent personnel se trouvent ici : Argent personnel

  14. Quand puis-je annuler mon séjour ?

    Un séjour est annulable à tout moment. En fonction de la date d’annulation, des motifs et des garanties choisies, des frais d’annulation sont applicables.

  15. Protection des données personnelles : Comment sont traitées mes données personnelles ?

    PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES – POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

    PREAMBULE

    Conformément, au niveau européen, au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) VACANCIA a formalisé sa politique de confidentialité concernant vos données personnelles. Celles-ci sont donc collectées et traitées afin d’assurer le meilleur accompagnement possible lors des séjours de vacances auxquels vous vous inscrivez. Le respect de la confidentialité a toujours été une priorité pour nous.

    RECUEIL DES DONNES PERSONNELLES

    VACANCIA recueille les données personnelles directement auprès de ses membres, de leurs parents, de leur tuteur, ou auprès de l’établissement ou de l’institution qui les accueille. La nature et la quantité de données sont toujours proportionnées au service rendu, c’est ainsi que toutes les données citées ci-dessous concernent les séjours de vacances et leur organisation (tel que le transport, les activités…).

    • DONNEES RECUEILLIES LORS DE L’INSCRIPTION A UN SEJOUR

    Données d’identification

    - Nom, Prénom, sexe, compagnon (le cas échéant)
    - Nom, Prénom de l’ordonnateur de l’inscription

    Données de contact

    - Adresse postale de résidence du vacancier, e-mail, numéro de téléphone de l’établissement
    - Adresse postale, e-mail, numéro de téléphone du tuteur ou de l’organisme payeur

    • DONNEES RECUEILLIES APRES LA CONFIRMATION DE L’INSCIPTION (DOSSIER DU VACANCIER)

    Données d’identification

    - Nom, Prénom
    - Téléphone portable du vacancier
    - Photographie
    - Nom, Prénom de l’ordonnateur de l’inscription

    Données de contact

    - Adresse postale du vacancier
    - Adresse postale, e-mail, numéro de téléphone de l’ordonnateur de l’inscription
    - Adresse postale, e-mail, numéro de téléphone du tuteur ou de l’organisme payeur
    - Adresse postale, e-mail, numéro de téléphone du médecin traitant

    Données personnelles

    - Date de naissance, numéro de sécurité social
    - Sexe, compagnon (le cas échéant)
    - Type de handicap
    - Lieu de résidence habituel
    - Domaine d’activité professionnelle

    Données nécessaires à l’accompagnement quotidien

    - Capacités motrices et communication
    - Comportement et Autonomie
    - Données concernant la santé
    - Prise de médicaments éventuelle, quand et avec quelle autonomie
    - Noms et coordonnées des praticiens
    - Soins infirmiers éventuels, contre-médications connues, allergies connues, régimes, appareillages, épilepsie, contraception, vaccinations
    - Antécédents médicaux, problèmes de santé actuels…

    Vie personnelle

    Suivant la rubrique « informations complémentaires », autonomie au quotidien, comportement, vie sociale, contre-indications éventuelles.

    Données économiques

    RIB (Relevé d’identité bancaire, moyens de paiement, suivis des paiements aux échéances.

    Pièces administratives annexes

    Copie carte vitale, attestation de sécurité sociale, carte mutuelle, prescription médicale, pièce d’identité

    • DONNEES RECUEILLIES AVANT LE DEBUT DU SEJOUR

    Confirmation ou modification des données de santé recueillies précédemment. Ordonnances en cours (et/ou ordonnances prescrites pour une activité particulière) concernant les traitements et/ou les besoins paramédicaux (soins, injections).

    • DONNEES RECEUILLIES APRES LA REALISATION DU SEJOUR

    Recueil des observations faites par le personnel encadrant de chaque séjour sur le comportement général de la personne accueillie (Bilan de séjour du vacancier). Enquête de satisfaction reçue des participants aux séjours (analyses et statistiques internes). NOTA : Nous ne sous-traitons aucune tâche de recueil des données

    TRAITEMENT DES DONNEES, NOS OBJECTIFS

    VACANCIA ne traite vos données personnelles que pour des objectifs déterminés, explicites et légitimes. Ces données sont traitées dans le cadre de l’organisation des séjours et les traitements des données sont toujours proportionnées au service rendu. C’est ainsi que tous les traitements cités ci-dessous concernent l’organisation des séjours de vacances et des services annexes liés à l’organisation générale.

    • TRAITEMENT DES DONNEES D’IDENTIFICATION ET DE CONTACT

    - Gestion du fichier des vacanciers membres
    - Envoi des bulletins d’inscriptions, des catalogues
    - Gestion des inscriptions aux séjours ou activités
    - Envoi des différents courriers

    • TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES, DOSSIER DU VACANCIER

    - Dans un 1er temps vérification de l’adéquation données personnelles / séjour choisi et validation de l’inscription
    - Dans un deuxième temps préparation du séjour dans le détail par le responsable du séjour en liaison avec le personnel permanent VACANCIA
    - Constitution des différents dossiers vacanciers et listings par séjour
    - Ensuite utilisation des données pour assurer le meilleur déroulement possible sur le terrain, avec un accompagnement adapté.

    • TRAITEMENT DES DONNEES DU SUIVI DE SANTE, DOSSIER DU VACANCIER

    - Préparation du séjour, mise en place des interventions des infirmières et autres paramédicaux, mise en place des régimes et des locations de matériels éventuelles.
    - Préparation des médicaments en piluliers sécurisés en amont par l’établissement d’origine, et reconstitution éventuelle des piluliers pendant le séjour par une pharmacie ou une IDE partenaire
    - Elaboration des documents de suivi de prises de médicaments (Tableau d’observance)
    - Constitution des dossiers administratifs santé par séjour.

    • TRAITEMENT DES DONNEES RECUEILLIES APRES LE SEJOUR (Bilan du vacancier)

    Exploitation des données recueillies au cours du séjour et après le séjour pour une orientation (ou réorientation) future éventuelle de la personne ou un suivi pédagogique.

    • TRAITEMENT DES DONNEES ECONOMIQUES

    - Gérer les inscriptions
    - Facturer et encaisser les paiements
    - Recouvrer les impayés éventuels
    - Rembourser les trop perçus éventuels et les soldes d’argent personnel confié

    NOTA : Nous ne sous-traitons aucune tâche de traitement des données. Nous sous-traitons uniquement le maintien des conditions opérationnelles du système d’information (logiciel informatique)

    DESTINATAIRES DES DONNEES

    Les données collectées sont destinées exclusivement aux services et personnes habilitées de VACANCIA et en ce qui concerne les ordonnances, aux pharmaciens partenaires et/ou aux infirmiers et paramédicaux devant intervenir au cours des séjours. Les données peuvent être consultées par des médecins libéraux ou hospitaliers éventuellement appelés dans le cadre du suivi de la santé au cours des séjours ou activités. Certains renseignements peuvent nous être demandés par les DDCSPP (Directions Départementales de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations) lors des déclarations préalables de nos séjours, pendant un contrôle des agents de la DDCSPP sur le lieu du séjour, ou par les administrations sur réquisition.

    NOTA : Dans le cadre de l’organisation des transports, certaines données (Nom, prénom, adresse du domicile/foyer, numéro de téléphone) sont transmises à la société de transport pour la création des lignes et pour l’édition des listings et feuilles de route nécessaire à la prise en charge et l’accueil (et la dépose) des vacanciers. Ces données n’ont pas vocations à être utilisées en dehors de ce cadre.

    DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

    - Les données d’identification et de contact sont conservées durant toute la période ou vous continuez à vous inscrire à un séjour parmi ceux proposés par VACANCIA.
    - Les données personnelles et de vie personnelle sont conservées durant toute la période ou vous continuez à vous inscrire à un séjour parmi ceux proposés par VACANCIA
    - Les données concernant la santé, dossier papier sont détruites après le dernier séjour effectué, et dossier en ligne, sont conservées durant toute la période ou vous continuez à vous inscrire à un séjour parmi ceux proposés par VACANCIA

    VOS DROITS ET MOYENS DE LES EXERCER DROIT D’ACCES

    Vous pouvez accéder à l’ensemble des données vous concernant, connaitre l’origine de ces données, en obtenir la copie (des frais de reproduction et/ou d’envoi peuvent vous être demandés).

    Droit de rectification

    Vous pouvez demander une rectification, un complément, une mise à jour des données vous concernant.

    Droit d’effacement

    Vous pouvez demander l’effacement des données vous concernant.

    Portabilité

    Vous pouvez demander la portabilité des données que vous avez fournies et qui ont fait l’objet d’un traitement informatique.

    Moyens d’exercer vos droits

    Vous pouvez exercer vos droits à tout moment. Toute demande doit être faite par courrier adressé au siège VACANCIA à l’attention de la direction. Une réponse sera apportée dans un délai maximum de un mois à réception de votre demande. Il est à noter que la plupart des rectifications se font de façon très simple par le biais des documents liées à l’inscription à un séjour, à une activité (voir titre suivant : Votre engagement). Si vos échanges avec VACANCIA n’ont pas été satisfaisants dans l’exercice de vos droits concernant les données personnelles, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

    VOTRE ENGAGEMENT

    En s’inscrivant à l’un de nos séjours, à une activité et en acceptant cette politique de confidentialité des données, la personne ou son représentant garantit la qualité des informations fournies qui doivent être réelles, sincères et à jour. Vous devez faire ou nous demander de faire les rectifications, les mises à jour aussi souvent que nécessaire et principalement à l’occasion des nouvelles inscriptions. Il est à noter que la législation concernant notre secteur d’activité nous fait l’obligation de vous demander ces renseignements et que nous ne pouvons pas accepter d’inscription si nous ne sommes pas en leur possession (Instruction DGCS du 10 juillet 2015 relative à l’organisation des séjours de vacances pour personnes handicapées majeures et décret n°2015-267 du 10 mars 2015 relatif à l’agrément « Vacances Adaptées Organisées »).

    SECURISATION DES DONNEES

    Nous nous assurons que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité. Nous avons pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’éviter la perte, la mauvaise utilisation et l’altération de vos données personnelles. Ces mesures sont adaptées aux niveaux de sensibilité et de risque présentés par leur traitement. Nous ne sous-traitons aucune tâche de traitement des données. Nous sous-traitons uniquement le maintien des conditions opérationnelles du système d’information.


MEDICAL

  1. Mon résident prend des médicaments, que dois-je envoyer ?

    L’ordonnance des traitements en cours est à nous transmettre avec le dossier, une ordonnance couvrant la durée du séjour vous sera demandé un mois avant les départs. Nous vous fournirons des piluliers sécurisés, ceux-ci devront être préparés par l’infirmière en charge de la distribution des traitements. Vous trouverai les informations nécessaires sur la pages : médicament

  2. Mon résident a besoin d’une injection/d’un soin pendant le séjour, que dois-je faire ?

    En amont des séjours, Vacancia prend contact avec des cabinets infirmiers situés à proximité du lieu de vacances. En cas d’injection et/ou de soins, il est nécessaire de nous transmettre les informations via le dossier du vacancier afin que les actes puissent être programmés avec nos partenaires de soin. Lors de l’étude de votre dossier, le service réservation prendra contact avec vous afin de faire programmer ces soins. Il s’agit d’une injection ponctuelle ? Vacancia s’en occupe ! Plusieurs injections/soins sont nécessaires au cours du séjour ? Nous vous mettons en contact avec notre partenaire et vous laissons les organiser au plus près de vos habitudes.

  3. Comment se passe un rapatriement sanitaire ?

    Un rapatriement sanitaire est toujours ordonné et validé par un médecin, il est pris en charge par notre assistance rapatriement.
    Protocole de rapatriement :
    - L’accompagnateur contacte les services d’urgence et évalue la situation avec la personne agrée (médecin, hôpital...) ainsi qu’avec le tuteur
    - Il informe l’organisme de la situation qui le mettra ainsi en relation avec notre service rapatriement
    - Le service rapatriement contactera l’assurance de l’organisme afin de l’informer et de transmettre les coordonnées du vacancier, de son tuteur et du médecin.
    - Le médecin de l’assurance se mettra en relation avec le corps médical sur place qui décidera de la nécessité du rapatriement
    - Le cadre de permanence se mettra en relation avec le tuteur afin de préparer le retour du vacancier et procéder aux démarches administratives
    - A issue, le vacancier sera rapatrié dans les 24h

  4. Mon résident a des problèmes de comportement ou d’adaptation pendant le séjour, que se passe-t-il ?

    Tout dysfonctionnement ou difficulté lié au comportement du vacancier ou à sa prise en charge quotidienne entrainera une 1ère prise de contact avec le foyer ou la personne référente, afin de tenter de résoudre le problème rencontré. Une fois cette démarche effectuée, et sans succès, il vous incombe d’organiser le retour du vacancier à vos frais. Dans tous les cas, le séjour reste intégralement dû (Cf conditions de vente catalogue).

  5. Je vais chez le médecin pendant le séjour, qui paye ?

    Les frais relatifs à la santé des vacanciers seront avancés par Vacancia et vous seront refacturé au retour des séjours.

TRANSPORT ET CONVOCATION

  1. Le prix du séjour comprend il le transport ?

    Chez Vacancia, le transport est toujours inclus dans le prix du séjour !

  2. A quel endroit va-t-on me prendre en charge ?

    L’affectation des villes de départ et retour se fait en fonction des effectifs réels de chaque ville ou établissement. Il est donc possible que la ville de prise en charge soit différente du lieu de domicile, mais elle s’y approchera au maximum. Notre désir est de respecter le confort et la sécurité de chacun, pour cela, les lignes de transport seront les plus directes possibles.

  3. Par quel moyen de transport vais-je voyager ?

    L’autocar est le moyen de transport le plus utilisé, toutefois selon votre destination, vous pourrez être amené à voyager en avion ou en bateau.

  4. Est-il possible de prendre en charge nos résidents devant notre établissement ?

    Nous pouvons organiser un départ depuis votre établissement pour un groupe de 6 vacanciers minimum, quelques soient leurs destinations, passant par le même lieu de réorientation, même si l’établissement ne se situe pas sur une ligne de prise en charge (cf. carte des villes de prise en charge). N’hésitez pas à nous consulter pour savoir de quel lieu de regroupement dépendent les séjours.

  5. Quand recevrais-je la convocation transport ?

    Vous recevrez au plus tard 15 jours avant le départ, des piluliers journaliers (pour les journées de transport) et semainiers (pour la durée du séjour), les badges que le vacancier devra obligatoirement avoir autour du cou, les portes étiquettes bagages.

  6. Je suis inscrit sur un séjour « Vol Aérien », comment se passe la prise en charge ?

    Des conditions de prise en charge spécifiques sont prévues pour les séjours étrangers “vols aériens”. Suivant les destinations, le départ en avion se fera de Paris ou Lyon (voir la fiche séjour). Sous certaines conditions, une prise en charge peut être prévue (sur demande) la veille des départs. - Pré-hébergement : prévoir un supplément de 190 euros comprenant : le repas + la nuit d’hôtel + le transfert aéroport. - Post-hébergement : prévoir un supplément de 190 euros comprenant : le transfert aéroport + le repas + la nuit d’hôtel. Pour les pré-hébergement nous pouvons accueillir le vacancier dans les grandes gares parisiennes «au point accueil de la gare » ou « devant un numéro de quai » (défini à l’avance). Une fourchette horaire vous sera communiquée pour l’heure du rendez-vous. Les horaires des vols vous seront communiqués au plus tard 5 jours avant les départs.

  7. Je souhaite voyager seul, c’est possible ?

    Nous pouvons vous accueillir directement sur le lieu du séjour (centre de vacances). Le transfert entre la gare et le centre de vacances (taxi, transports en commun . . .) reste à la charge du vacancier. Selon nos dates de séjours, les arrivées sur place devront se faire le lendemain de l’arrivée du groupe et les départs la veille. Vous devrez nous communiquer les horaires d’arrivée et de départ sur le centre de vacances au plus tard 15 jours avant les départs. Une réduction forfaitaire de 50 € par transfert leur sera accordée sur le montant du séjour.

  8. Je souhaite être accompagné directement sur mon lieu de vacances, c’est possible ?

    Nous pouvons vous proposer un accompagnement direct sur votre lieu de séjour (en train, rdv gare SNCF) moyennant un supplément (nous consulter pour le calcul du surcoût : accompagnement non garanti si la demande est faite après la constitution des lignes transports).

  9. Dois-je prévoir un pique-nique le jour du départ ?

    Les vacanciers devront se munir d’un pique-nique et d’une boisson pour le transport aller (uniquement pour le déjeuner). Pensez aussi à un en-cas lorsque les départs se font de nuit. Retrouvez l’ensemble des informations transport sur la page : Transport

RECRUTEMENT

  1. Comment sont composées les équipes ?

    Rendez vous sur la page : Encadrement séjour

  2. Qui peut postuler pour encadrer un séjour ?

    Nous recrutons des personnes relevant d’expériences/diplômes dans l’animation mais aussi des personnes issues du secteur social et culturel, médical, paramédical, et ayant eu de l’expérience avec le public en situation de handicap.

  3. Comment postuler pour encadrer un séjour ?

    Rendez vous sur la page: Recrutement vacancia

  4. Serais-je formé avant un séjour ?

    Tous les animateurs et responsables de séjour ont une journée d’information lors de laquelle nous allons leur transmettre tout le cadre sécuritaire dans lequel nous travaillerons (nos protocoles transports, médicaux, urgences)

APRES LES SEJOURS

  1. Va-t-on recevoir les bilans de nos résidents ? Par quel moyen ?

    Un envoi est prévu par mail via notre interface dédiée, vous pouvez aussi nous en faire la demande par mail ou le retrouver directement en cliquant sur le lien suivant : Foyer

  2. Est-il possible de nous procurer les photos de notre séjour ?

    Les photos du séjour sont publiées par nos animateurs et responsables tout au long de celui-ci, vous pourrez les retrouver dans l’espace dédié : Photos

  3. Un médecin ou des médicaments m’ont été avancés pendant le séjour, que faire ?

    Sur place le responsable de séjour prendra en charge les frais médicaux, à votre retour, le remboursement de ces frais sera demandé et vos feuilles de soins vous serons restituées

  4. J’ai perdu un bagage, que faire ?

    N’hésitez pas à contacter le service réservation en fournissant le plus de détails possibles sur votre bagage afin que nous puissions transmettre sa description à nos différents partenaires (hébergement, transport…)

  5. Un membre de VACANCIA peut-il nous rendre visite après les séjours ?

    Un représentant Vacancia peut se déplacer dans votre foyer afin de faire le bilan des séjours et vous proposer nos prochaines destinations.

  6. J’ai annulé pour raison médicale, quand serais-je remboursé ?

    Si cette annulation entre dans le cadre de la garantie annulation, elle sera transmise et étudiée par notre service « annulation » Dans certains cas, un questionnaire médical plus précis vous sera envoyé. Les délais d’étude et de traitement varient en fonction de la raison de l’annulation. En général, les dossiers d’annulation sont traités post saison et sont clos au plus tard 1 mois après les retours (sauf les cas particuliers).

  7. Je vous ai confié mon argent personnel, quand recevrais-je le solde ?

    Une fois les séjours terminés, le service réservation procèdera au remboursement de l’argent de poche non dépensé. Retrouvez toutes les informations concernant l’argent de poche ici : Argent personnel