Foire aux questions

Inscription et réservation

  1. Que comprend le prix du séjour ?

    Retrouvez le détail des prestations incluses dans le prix de séjour ici : Prix séjours

  2. Comment m’inscrire ?

    Pour vous inscrire, rien de plus simple, il vous suffit de compléter la fiche individuelle d’inscription située en fin de catalogue, de nous contacter par mail, par téléphone ou encore de procéder à l’inscription en ligne : Inscription en ligne

  3. A quel moment m’inscrire ?

    Pour les séjours ETE, les inscriptions débutent au mois de Janvier, pour la saison HIVER, vous pouvez vous inscrire dès fin Aout.

  4. Combien de temps est maintenue mon inscription ?

    Votre inscription est maintenue 7 jours. Au-delà de ce délai, elle est considérée comme ferme et définitive (toute annulation entrainera des frais à partir du 8ème jour). Le dossier de réservation et l’acompte doivent nous parvenir dans un délai de 15 jours après l’inscription. Cf. conditions particulières de vente et chapitre « inscription » dans le catalogue

  5. Que dois-je payer pour valider l’inscription ?

    Afin de valider l’inscription, les arrhes doivent être versée dans un délai de 15 jours à compter de la date de réservation du séjour. Les arrhes représentent 30% du montant du séjour, une facture d’arrhes vous est transmise lors de votre inscription.

  6. Puis-je prétendre à des aides financières ?

    Retrouvez toutes les informations concernant les aides financière sur notre page dédiée : Aides financière

  7. Quand dois-je solder ma réservation ?

    Vous retrouverez les renseignements nécessaires sur cette page : Règlement de séjour

  8. Comment remplir le dossier du vacancier ?

    Le dossier du vacancier est à remplir en ligne ou version papier. Celui-ci doit être le plus complet possible afin de permettre aux encadrants d’accompagner le vacancier de manière optimale tout au long du séjour. Vos coordonnées sont indispensables pour que le service réservation puisse revenir vers vous en cas de nécessité.

  9. Ou me procurer le dossier du vacancier ?

    Plusieurs possibilités, vous pouvez remplir la version en ligne directement sur l’espace établissement : Réservation vacancia, ou télécharger le PDF, ou encore détacher celui qui se trouve en fin de catalogue

  10. Quand dois-je envoyer le dossier ? avec quels documents ?

    Afin de valider l’inscription, le dossier doit être transmis par mail, par courrier ou complété sur internet dans un délai de 15 jours à compter de la date de réservation du séjour. La liste des documents complémentaires se trouve sur le dossier.

  11. Mon autonomie est-elle compatible au séjour ?

    Vous pouvez évaluer votre autonomie via le formulaire suivant : évaluer votre autonomie, vous pouvez également contacter le service réservation qui vous accompagnera dans la sélection du séjour le plus adapté à vos attentes et à votre autonomie.

  12. Que couvrent les garanties (Annulation et interruption) ?

    Important : Les garanties annulation et interruption doivent être prisent au moment de l’inscription La Garantie annulation (3,8 % du prix du séjour), permet d’être remboursé (déduction faite des franchises) des sommes versées lorsque l’annulation est dûment justifiée (les causes d’annulation couvertes par notre garantie sont dispensées dans nos conditions particulières de vente). La garantie interruption (1,7 % du prix du séjour), permet le remboursement au prorata temporis (à compter du lendemain de la date de rapatriement) de la partie du séjour non effectué si le voyage est interrompu pour les motifs dispensés dans nos conditions de vente (cf. catalogue), maximum du remboursement : 1500 €.

  13. Argent personnel : Combien ? A qui le confier ?

    Toutes les informations relatives à l’argent personnel se trouvent ici : Argent personnel

  14. Quand puis-je annuler mon séjour ?

    Un séjour est annulable à tout moment. En fonction de la date d’annulation, des motifs et des garanties choisies, des frais d’annulation sont applicables.


Médical

  1. Mon résident prend des médicaments, que dois-je envoyer ?

    L’ordonnance des traitements en cours est à nous transmettre avec le dossier, une ordonnance couvrant la durée du séjour vous sera demandé un mois avant les départs. Nous vous fournirons des piluliers sécurisés, ceux-ci devront être préparés par l’infirmière en charge de la distribution des traitements. Vous trouverai les informations nécessaires sur la pages : médicament

  2. Mon résident a besoin d’une injection/d’un soin pendant le séjour, que dois-je faire ?

    En amont des séjours, Vacancia prend contact avec des cabinets infirmiers situés à proximité du lieu de vacances. En cas d’injection et/ou de soins, il est nécessaire de nous transmettre les informations via le dossier du vacancier afin que les actes puissent être programmés avec nos partenaires de soin. Lors de l’étude de votre dossier, le service réservation prendra contact avec vous afin de faire programmer ces soins. Il s’agit d’une injection ponctuelle ? Vacancia s’en occupe ! Plusieurs injections/soins sont nécessaires au cours du séjour ? Nous vous mettons en contact avec notre partenaire et vous laissons les organiser au plus près de vos habitudes.

  3. Comment se passe un rapatriement sanitaire ?

    Un rapatriement sanitaire est toujours ordonné et validé par un médecin, il est pris en charge par notre assistance rapatriement.
    Protocole de rapatriement :
    - L’accompagnateur contacte les services d’urgence et évalue la situation avec la personne agrée (médecin, hôpital...) ainsi qu’avec le tuteur
    - Il informe l’organisme de la situation qui le mettra ainsi en relation avec notre service rapatriement
    - Le service rapatriement contactera l’assurance de l’organisme afin de l’informer et de transmettre les coordonnées du vacancier, de son tuteur et du médecin.
    - Le médecin de l’assurance se mettra en relation avec le corps médical sur place qui décidera de la nécessité du rapatriement
    - Le cadre de permanence se mettra en relation avec le tuteur afin de préparer le retour du vacancier et procéder aux démarches administratives
    - A issue, le vacancier sera rapatrié dans les 24h

  4. Mon résident a des problèmes de comportement ou d’adaptation pendant le séjour, que se passe-t-il ?

    Tout dysfonctionnement ou difficulté lié au comportement du vacancier ou à sa prise en charge quotidienne entrainera une 1ère prise de contact avec le foyer ou la personne référente, afin de tenter de résoudre le problème rencontré. Une fois cette démarche effectuée, et sans succès, il vous incombe d’organiser le retour du vacancier à vos frais. Dans tous les cas, le séjour reste intégralement dû (Cf conditions de vente catalogue).

  5. Je vais chez le médecin pendant le séjour, qui paye ?

    Les frais relatifs à la santé des vacanciers seront avancés par Vacancia et vous seront refacturé au retour des séjours.


Transport et convocation

  1. Le prix du séjour comprend il le transport ?

    Chez Vacancia, le transport est toujours inclus dans le prix du séjour !

  2. A quel endroit va-t-on me prendre en charge ?

    L’affectation des villes de départ et retour se fait en fonction des effectifs réels de chaque ville ou établissement. Il est donc possible que la ville de prise en charge soit différente du lieu de domicile, mais elle s’y approchera au maximum. Notre désir est de respecter le confort et la sécurité de chacun, pour cela, les lignes de transport seront les plus directes possibles.

  3. Par quel moyen de transport vais-je voyager ?

    L’autocar est le moyen de transport le plus utilisé, toutefois selon votre destination, vous pourrez être amené à voyager en avion ou en bateau.

  4. Est-il possible de prendre en charge nos résidents devant notre établissement ?

    Nous pouvons organiser un départ depuis votre établissement pour un groupe de 6 vacanciers minimum, quelques soient leurs destinations, passant par le même lieu de réorientation, même si l’établissement ne se situe pas sur une ligne de prise en charge (cf. carte des villes de prise en charge). N’hésitez pas à nous consulter pour savoir de quel lieu de regroupement dépendent les séjours.

  5. Quand recevrais-je la convocation transport ?

    Vous recevrez au plus tard 15 jours avant le départ, des piluliers journaliers (pour les journées de transport) et semainiers (pour la durée du séjour), les badges que le vacancier devra obligatoirement avoir autour du cou, les portes étiquettes bagages.

  6. Je suis inscrit sur un séjour « Vol Aérien », comment se passe la prise en charge ?

    Des conditions de prise en charge spécifiques sont prévues pour les séjours étrangers “vols aériens”. Suivant les destinations, le départ en avion se fera de Paris ou Lyon (voir la fiche séjour). Sous certaines conditions, une prise en charge peut être prévue (sur demande) la veille des départs. - Pré-hébergement : prévoir un supplément de 190 euros comprenant : le repas + la nuit d’hôtel + le transfert aéroport. - Post-hébergement : prévoir un supplément de 190 euros comprenant : le transfert aéroport + le repas + la nuit d’hôtel. Pour les pré-hébergement nous pouvons accueillir le vacancier dans les grandes gares parisiennes «au point accueil de la gare » ou « devant un numéro de quai » (défini à l’avance). Une fourchette horaire vous sera communiquée pour l’heure du rendez-vous. Les horaires des vols vous seront communiqués au plus tard 5 jours avant les départs.

  7. Je souhaite voyager seul, c’est possible ?

    Nous pouvons vous accueillir directement sur le lieu du séjour (centre de vacances). Le transfert entre la gare et le centre de vacances (taxi, transports en commun . . .) reste à la charge du vacancier. Selon nos dates de séjours, les arrivées sur place devront se faire le lendemain de l’arrivée du groupe et les départs la veille. Vous devrez nous communiquer les horaires d’arrivée et de départ sur le centre de vacances au plus tard 15 jours avant les départs. Une réduction forfaitaire de 50 € par transfert leur sera accordée sur le montant du séjour.

  8. Je souhaite être accompagné directement sur mon lieu de vacances, c’est possible ?

    Nous pouvons vous proposer un accompagnement direct sur votre lieu de séjour (en train, rdv gare SNCF) moyennant un supplément (nous consulter pour le calcul du surcoût : accompagnement non garanti si la demande est faite après la constitution des lignes transports).

  9. Dois-je prévoir un pique-nique le jour du départ ?

    Les vacanciers devront se munir d’un pique-nique et d’une boisson pour le transport aller (uniquement pour le déjeuner). Pensez aussi à un en-cas lorsque les départs se font de nuit. Retrouvez l’ensemble des informations transport sur la page : Transport


Recrutement

  1. Comment sont composées les équipes ?

    Rendez vous sur la page : Encadrement séjour

  2. Qui peut postuler pour encadrer un séjour ?

    Nous recrutons des personnes relevant d’expériences/diplômes dans l’animation mais aussi des personnes issues du secteur social et culturel, médical, paramédical, et ayant eu de l’expérience avec le public en situation de handicap.

  3. Comment postuler pour encadrer un séjour ?

    Rendez vous sur la page: Recrutement vacancia

  4. Serais-je formé avant un séjour ?

    Tous les animateurs et responsables de séjour ont une journée d’information lors de laquelle nous allons leur transmettre tout le cadre sécuritaire dans lequel nous travaillerons (nos protocoles transports, médicaux, urgences)


Après les séjours

  1. Va-t-on recevoir les bilans de nos résidents ? Par quel moyen ?

    Un envoi est prévu par mail via notre interface dédiée, vous pouvez aussi nous en faire la demande par mail ou le retrouver directement en cliquant sur le lien suivant : Foyer

  2. Est-il possible de nous procurer les photos de notre séjour ?

    Les photos du séjour sont publiées par nos animateurs et responsables tout au long de celui-ci, vous pourrez les retrouver dans l’espace dédié : Photos

  3. Un médecin ou des médicaments m’ont été avancés pendant le séjour, que faire ?

    Sur place le responsable de séjour prendra en charge les frais médicaux, à votre retour, le remboursement de ces frais sera demandé et vos feuilles de soins vous serons restituées

  4. J’ai perdu un bagage, que faire ?

    N’hésitez pas à contacter le service réservation en fournissant le plus de détails possibles sur votre bagage afin que nous puissions transmettre sa description à nos différents partenaires (hébergement, transport…)

  5. Un membre de VACANCIA peut-il nous rendre visite après les séjours ?

    Un représentant Vacancia peut se déplacer dans votre foyer afin de faire le bilan des séjours et vous proposer nos prochaines destinations.

  6. J’ai annulé pour raison médicale, quand serais-je remboursé ?

    Si cette annulation entre dans le cadre de la garantie annulation, elle sera transmise et étudiée par notre service « annulation » Dans certains cas, un questionnaire médical plus précis vous sera envoyé. Les délais d’étude et de traitement varient en fonction de la raison de l’annulation. En général, les dossiers d’annulation sont traités post saison et sont clos au plus tard 1 mois après les retours (sauf les cas particuliers).

  7. Je vous ai confié mon argent personnel, quand recevrais-je le solde ?

    Une fois les séjours terminés, le service réservation procèdera au remboursement de l’argent de poche non dépensé. Retrouvez toutes les informations concernant l’argent de poche ici : Argent personnel